La correcta gestión de las cuentas a cobrar, accounts receivable
(AR) en inglés, empieza en cualquier empresa ya en el momento de la
venta, ya que cualquier dato que se deba reflejar en la factura y no sea
trasladado al departamento de administración por el área comercial,
puede suponer un error que además de suponer una mala imagen de cara al
cliente puede implicar un retraso en el cobro de la factura.
Suponiendo que todos los datos son correctos, la facturación debe realizarse en los periodos establecidos y lo más ágilmente posible,
ya que cuanto antes tenga el cliente la factura en su poder además de
causar buena imagen, más probabilidades tendremos de cobrar la factura
en tiempo y forma en el caso de que sea el cliente el que emite el pago,
bien sea por transferencia, efectivo, cheque o pagaré.
Para ello, los ficheros tradicionales N19, N32 y N58, así como los recibos en papel, se sustituyen por los adeudos directos SEPA, válidos para su gestión en cualquiera de los 33 estados adheridos (los 28 estados de la UE, más Islandia, Liechtenstein, Noruega, Suiza y Mónaco).
Para los productos “nicho” la fecha de migración se prorroga hasta el 1 de febrero de 2016. En España se consideran productos nicho los anticipos de crédito (cuaderno 58) y los recibos girados a través del cuaderno 32 y los recibos en papel.
Hasta ahora el formato utilizado para la transmisión de ficheros entre clientes y entidades para emisión de adeudos y para emisión de transferencias ha sido un formato plano. Con SEPA, se han creado cuadernos específicos adaptados a la nueva realidad, que han sustituido a los tradicionales. Los cuadernos SEPA tanto en formato XML como en formato plano “txt” son validos (estos últimos únicamente de forma transitoria) para emitir adeudos y transferencias SEPA.
Además de las versiones ya existentes de los Cuadernos 19 y 34, no habrá versiones SEPA del resto de cuadernos bancarios.
Es por ello que una vez identificada cualquier demora en los pagos, o una vez recibida la notificación de una devolución desde tesorería, los responsables del área de cuentas a cobrar deben de evaluar la situación y en caso necesario congelar pedidos, exigir garantías adicionales, redefinir riesgos e iniciar las acciones de recobro inmediatamente, recabando toda la información relativa al impago, por si fuera necesaria de cara a cualquier reclamación en el caso de no conseguir el cobro de la deuda.
Para cualquier duda, estamos a su entera disposición.
MARÍA LÓPEZ GABALDÓN
Suponiendo que todos los datos son correctos, la facturación debe realizarse en los periodos establecidos y lo más ágilmente posible,
ya que cuanto antes tenga el cliente la factura en su poder además de
causar buena imagen, más probabilidades tendremos de cobrar la factura
en tiempo y forma en el caso de que sea el cliente el que emite el pago,
bien sea por transferencia, efectivo, cheque o pagaré.Los adeudos domiciliados y la adaptación a SEPA
Uno de los retos del área de cuentas a cobrar es la adopción de la normativa SEPA antes del 1 de agosto, ya que el Reglamento UE 260/2012 establece una serie de requisitos técnicos aplicables a todas las transferencias y adeudos domiciliados en euros que se inicien y reciban dentro del Espacio Económico Europeo, obligando tanto a proveedores de servicios de pago como a las empresas y particulares a que usen dichos servicios.Para ello, los ficheros tradicionales N19, N32 y N58, así como los recibos en papel, se sustituyen por los adeudos directos SEPA, válidos para su gestión en cualquiera de los 33 estados adheridos (los 28 estados de la UE, más Islandia, Liechtenstein, Noruega, Suiza y Mónaco).
Para los productos “nicho” la fecha de migración se prorroga hasta el 1 de febrero de 2016. En España se consideran productos nicho los anticipos de crédito (cuaderno 58) y los recibos girados a través del cuaderno 32 y los recibos en papel.
Hasta ahora el formato utilizado para la transmisión de ficheros entre clientes y entidades para emisión de adeudos y para emisión de transferencias ha sido un formato plano. Con SEPA, se han creado cuadernos específicos adaptados a la nueva realidad, que han sustituido a los tradicionales. Los cuadernos SEPA tanto en formato XML como en formato plano “txt” son validos (estos últimos únicamente de forma transitoria) para emitir adeudos y transferencias SEPA.
Además de las versiones ya existentes de los Cuadernos 19 y 34, no habrá versiones SEPA del resto de cuadernos bancarios.
La gestión del crédito comercial o credit management
Antes de realizar cualquier venta es evidente que hay que valorar el riesgo de impago, es por eso que la concesión de riesgos y su seguimiento es una tarea de gran importancia en cualquier organización. Los gestores del crédito que deben de estar integrados en el área de cuentas a cobrar o en estrecha relación con esta área, se encargan de la concesión del crédito comercial cuando proceda o de su denegación, deben de estar atentos de cara a bloquear pedidos en caso de impagos o excesos en riesgos y deben de estar en contacto directo con los clientes para negociar condiciones de crédito, solicitando información adicional o avales y garantías.La reclamación de las deudas vencidas e impagos.
Desgraciadamente la reclamación de deudas pendientes de pago y la gestión de los pagos devueltos, se han convertido en tareas que vienen consumiendo una gran cantidad de recursos en determinadas empresas, sobre todo desde el inicio de la crisis.Es por ello que una vez identificada cualquier demora en los pagos, o una vez recibida la notificación de una devolución desde tesorería, los responsables del área de cuentas a cobrar deben de evaluar la situación y en caso necesario congelar pedidos, exigir garantías adicionales, redefinir riesgos e iniciar las acciones de recobro inmediatamente, recabando toda la información relativa al impago, por si fuera necesaria de cara a cualquier reclamación en el caso de no conseguir el cobro de la deuda.
Para cualquier duda, estamos a su entera disposición.
MARÍA LÓPEZ GABALDÓN
Responsable de CRM
“CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT “
Calle Albasanz, 38
28037 Madrid
Telf: 91.440.19.54
Fax. 91.375.95.32
comercial@tgasesores.com
