Hay varios puntos importantes que tenemos que considerar si estamos pensando en implantar la eFactura, el primero es que a partir del 15 de enero de 2015 todas las facturas dirigidas a las AA.PP. deberán ser electrónicas, con lo cual por lo menos ya será imposible que se pierdan en los cajones, ayudando de esta manera a las Administraciones a cumplir con la Ley de Morosidad.
También tenemos que tener claro quienes van a ser los destinatarios de la factura electrónica, ya que en el caso de que este sea una empresa privada existe una mayor flexibilidad.
En cualquier caso es muy fácil implantar la eFactura, en el caso de las Pymes y autónomos el Ministerio de Industria, Energía y Turismo, pone a disposición de estos un programa informático gratuito.Pero si la necesidad de emitir facturas en este formato es recurrente quizás sea más adecuado contar con un programa informático que nos permita crear facturas electrónicas, aunque también podemos considerar la expedición de las facturas por un tercero que ejerza como prestador de servicios de facturación electrónica.
Las eFacturas cuyo destinatario son las Administraciones Públicas
Es fundamental asegúrese de que cumplen todos los requisitos específicos de las AA.PP. a la hora de realizar una inversión en software para adaptar nuestros programas de gestión a la próxima imposición de las Administraciones Publicas.
Las facturas electrónicas destinadas a las Administraciones Públicas tienen que cumplir tres requisitos específicos:
Estar escritas en un lenguaje informático determinado (Facturae 3.2 ó 3.2.1).
Estar firmadas electrónicamente, para lo cual se necesita un certificado electrónico reconocido.
Indicar el destinatario de la factura electrónica.
Las eFacturas entre empresas privadas
Si bien lo más razonable es que las empresas que emitan facturas en formato electrónico a empresas privadas utilicen programas adaptados al efecto, existen otras posibilidades como remitir estas en formato pdf.
En este caso es importante destacar que, si bien, la firma electrónica es un medio suficiente para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica, hay otras formas alternativas de hacerlo, tal y como se establece en el artículo 8 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, donde se especifica que la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura podrán garantizarse mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo.
Los referidos controles de gestión deberán permitir crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.
