Se establece la
utilización obligatoria del procedimiento telemático para la legalización de
libros (incluye actas y libro registro de socios o accionistas)
correspondientes a los ejercicios abiertos a partir de 29 de septiembre de
2013, si bien se permiten ciertas excepciones para determinados obligados, que
serán de aplicación únicamente en relación con los ejercicios iniciados con
posterioridad a la fecha indicada y cerrados hasta el 31 de diciembre de 2014.
Dada
la trascendencia que tiene la legalización de libros contables, de actas y
otros que de forma obligatoria conforme a la normativa vigente deben llevar los
empresarios, resulta conveniente unificar criterios entre los distintos
Registros Mercantiles en esta importante materia y establecer una serie de
principios conforme a los cuales debe producirse esta legalización.
La
Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su
internacionalización (“Ley de
Emprendedores”) introdujo la obligación de cumplimentar los libros
obligatorios de los empresarios en soporte electrónico y su legalización telemática
(art. 18). No obstante, al no contemplar una regulación transitoria ni haber
desarrollo reglamentario, no existía hasta la fecha un criterio unánime entre
los distintos Registros Mercantiles sobre el momento de hacer efectiva la
obligación.
En
este sentido, en el BOE del día 16 de febrero de 2015, se ha publicado la
Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros
y del Notariado (DGRN), sobre legalización de libros de los empresarios, en
aplicación de lo dispuesto en la Ley 14/2013, de 27 de septiembre.
El
nuevo sistema de legalización de libros será aplicación a los libros
obligatorios de todas clases –incluye actas y libro registro de socios o
accionistas- respecto de ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre
de 2013. Todos los libros deben cumplimentarse en soporte electrónico y
presentarse ante el Registro Mercantil por vía telemática en el plazo de cuatro
meses siguientes al cierre del ejercicio social. Los libros encuadernados en
blanco y ya legalizados solo podrán ser utilizados para contabilidades,
contratos y actas de ejercicios abiertos antes del 29 de septiembre de 2013.
En
concreto deberá tener presente lo siguiente:
·
El sistema de
legalización de libros de los empresarios en formato electrónico y presentados
por vía telemática en el Registro Mercantil competente, será de aplicación
a los libros obligatorios de todas clases respecto de ejercicios abiertos a
partir del día 29 de septiembre de 2013,
·
Todos los libros
que obligatoriamente deben llevar los empresarios deberán cumplimentarse en soporte electrónico.
·
La presentación
de dichos libros para su legalización en el Registro Mercantil competente
por razón del domicilio, deberá ser por vía telemática, tras su cumplimentación,
dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
·
No podrán legalizarse para los ejercicios iniciados
a partir del 29 de septiembre de 2013, libros
encuadernados en blanco para su posterior utilización o libros no
encuadernados, también en blanco, y formados por hojas móviles.
·
Respecto de ejercicios iniciados a partir del 29 de
septiembre de 2013 tampoco será posible la legalización de libros en soporte papel o en soporte electrónico de cualquier tipo
no presentados por vía telemática.
·
Los libros
encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para
contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de
septiembre de 2013. Una vez finalizado este último ejercicio social, se
procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el
primer envío telemático de dichos libros, con la incorporación de un archivo
que incluya la certificación del órgano de administración que haga constar
dicha circunstancia. Si en dichos libros se han transcrito con posterioridad al
cierre del ejercicio social citado, asientos contables, contratos o actas de un
ejercicio posterior, se procederá igualmente al cierre del libro en cuestión,
trasladando dicho asientos, contratos o actas, al libro correspondiente que
deberá enviarse telemáticamente.
·
Todas las actas
de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles,
incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único, respecto de los
ejercicios sociales comenzados a partir del 29 de septiembre de 2013, deberán
reflejarse en soporte electrónico y ser presentados de forma telemática para su
legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio
social.
·
En cada ejercicio se deberán legalizar las actas del ejercicio precedente. Dicho libro podrá ser único para las actas de todos los
órganos colegiados de la sociedad, o también un libro para cada uno de los
órganos colegiados. Será necesario que en cada uno de dichos libros conste la
fecha de apertura y cierre del ejercicio.
·
En cualquier momento del ejercicio social se podrán
legalizar libros de detalles de actas
con actas del ejercicio corriente a efectos probatorios o de cualquier otra
naturaleza, y sin perjuicio de que en el libro de actas de todo el ejercicio se
incluyan de forma obligatoria estas actas.
·
Los libros
registros de socios o de acciones nominativas, ya legalizados en blanco,
podrán ser objeto de utilización para los negocios jurídicos sobre
participaciones o acciones celebrados con anterioridad al 29 de septiembre de
2013. A partir de dicha fecha se procederá de forma similar a la anteriormente
establecida para el libro de actas incluyendo la diligencia de cierre que debe
incorporarse a los libros en blanco ya legalizados. En todo caso, una vez inscrita
la sociedad en el Registro Mercantil, se deberá legalizar un libro, que será el
primero de orden, en el que conste la titularidad inicial de los fundadores.
Una vez legalizado este libro inicial sólo será obligatoria la legalización de
un nuevo libro en los cuatros meses siguientes a la finalización del ejercicio
en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o
sucesiva de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes
sobre las mismas.
En dichos libros deberá constar la identidad completa
de los titulares y la nacionalidad, en su caso, incluyendo igualmente sus
domicilios. La omisión de la constancia de la nacionalidad o del domicilio no
impedirá la legalización del libro de que se trate, pero en la nota de
legalización se dejará constancia de dicha omisión. Las mismas reglas serán de
aplicación a los libros de contratos del socio único con la sociedad.
·
Podrán ser objeto de legalización los libros de actas de un ejercicio determinado
sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores. De la misma forma
podrán legalizarse libros registros de acciones nominativas o libros registro
de socios, aunque resulte del libro presentado a legalización que no ha sido
legalizado el libro inicial.
·
A efectos de rectificación
de libros de cualquier clase ya legalizados, se deberá incluir en el
fichero correspondiente del envío de rectificación, un archivo en el que conste
certificación del órgano de administración por el que se dé cuenta del error
cometido, en unión del archivo rectificado en el que constarán los datos
correctos.
·
En caso de pérdida,
sustracción, destrucción física o informática, o robo de los libros de socios o
acciones nominativas, se podrá legalizar un libro con el contenido de los
libros inutilizados por cualquier causa, siempre que se acredite por denuncia
policial o por acta notarial los hechos anteriormente señalados. A estos
efectos se incluirá el acta o la denuncia en fichero anexo a la petición de la
legalización de los libros.
·
Las sociedades,
cualquiera que sea la fecha de su constitución, que no hubieran legalizado
su libro de actas, de socios, de acciones nominativas o de contratos de socio
único con la sociedad, en el momento posterior a la constitución de la
sociedad, bien con arreglo a la legislación anterior o a la que ahora se
desarrolla, y así resulte de los archivos del registro, podrán incluir en los
primeros libros de dichas clases presentados telemáticamente, todas las actas y
vicisitudes de la sociedad desde la fecha de su constitución hasta la fecha de
cierre. El valor probatorio de estos libros será apreciado, en su caso, por los
Tribunales. A estos efectos podrá incluirse, el acta de la junta general de la
sociedad en la cual se ratifiquen las actas no transcritas en su día y cuya
legalización ahora se solicita.
·
El soporte
electrónico deberá cumplir los requisitos técnicos que respecto al formato
y contenido de los distintos ficheros se especifican en el anexo I de esta
Instrucción de la DGRN. A estos efectos se señala la plataforma de tramitación
telemática del Colegio de Registradores, en la web registradores.org, como
medio de envío telemático.
·
La información presentada relativa a cada libro
dispondrá de un sistema de protección
con el objeto de garantizar la no manipulación desde la creación del soporte
por la entidad o sujeto presentante y hasta que éste se incorpore al
Libro-fichero de legalizaciones en el Registro Mercantil correspondiente. La
protección se realizará mediante la utilización de la huella digital
correspondiente a cada libro por medio del algoritmo estándar SHA256 (RFC
6234).
·
Las firmas de
quienes autorizan la solicitud y la relación de firmas digitales generadas
por los libros cuya legalización se solicita deberán reunir los requisitos
establecidos en la legislación vigente en materia de firma electrónica
reconocida y con la preceptiva intervención de entidad prestadora de servicios
de certificación.
·
El Registrador
calificará no sólo el contenido de la solicitud según lo que resulte de los
ficheros presentados y los asientos de su Registro, sino también que el
algoritmo SHA256 generado por los correspondientes ficheros coinciden con el
que consta en la relación de libros presentada.
·
El contenido de los ficheros legalizados y de los
demás documentos presentados se ajustará a lo establecido en esta Instrucción.
De lo contrario, el Registrador
suspenderá la legalización de los libros en la forma prevista en el
Reglamento del Registro Mercantil.
·
Si no mediaran defectos, el Registrador extenderá una certificación en la que, bajo su firma,
identificará al empresario, incluyendo, en su caso, los datos registrales y
expresará los libros legalizados, con identificación de su clase y número, la
firma digital generada por cada uno de ellos y los datos de la presentación y
del asiento practicado en el Libro-fichero de legalizaciones. En su caso, hará
constar que la legalización se ha solicitado fuera del plazo legal conforme a
lo que establece el Reglamento del Registro Mercantil. El Registrador hará
mención expresa en la certificación que el empresario deberá conservar una
copia informática de idéntico contenido y formato de los ficheros
correspondiente a los libros presentados a legalizar a efectos probatorios.
·
El Registrador Mercantil, una vez le sea presentado
el correspondiente soporte informático con los ficheros de contenido y formato
idéntico al de los libros presentados a legalizar, imprimirá una copia en papel de ellos y certificará, a solicitud de
parte interesada o por mandato de la autoridad judicial competente, que los
ficheros contenidos en el soporte se corresponden con los libros legalizados
por generar la misma firma digital, y todo ello por referencia a los asientos
practicados en el Libro-fichero de legalizaciones.
·
Cuando por problemas
técnicos no sea posible la presentación de los ficheros a legalizar por vía
telemática, excepcionalmente se permitirá la presentación en el Registro
mediante dispositivos de almacenamiento de datos cumpliendo con las siguientes
requisitos:
a) Debe existir una imposibilidad manifiesta que impida
la presentación por vía telemática mediante la plataforma de tramitación
telemática del Colegio de Registradores.
b) Deberán utilizarse soportes de almacenamiento de datos
entre los más habituales en el mercado.
c) Los ficheros de los libros presentados para su
legalización deberá cumplir los requisitos técnicos que respecto al formato y
contenido de los distintos ficheros se especifican en el anexo I de esta
Instrucción.
d) Se deberá presentar la instancia de solicitud de
legalización de libros presentados en soporte magnético del artículo 330 del
Reglamento del Registro Mercantil que se ajustará al modelo especificado en el
anexo II. A la instancia de legalización se acompañará una relación de libros
cuya legalización se solicita con indicación de la firma digital generada por
cada uno de ellos por aplicación del algoritmo de huella digital SHA256 (RFC
6234). La relación se ajustará al modelo establecido en el anexo III.
·
Sin perjuicio de lo anterior, y en relación a los ejercicios iniciados con
posterioridad al 29 de septiembre de 2013 y cerrados hasta el día 31 de
diciembre de 2014, cuando por justa causa no sea posible la presentación en
formato electrónico de los libros de llevanza obligatoria o de alguno de ellos,
el registrador permitirá la presentación en formato papel, en el plazo
establecido legalmente, de libros formados por hojas encuadernadas y
cumplimentadas en los términos del Reglamento del Registro Mercantil.
·
Los libros no
obligatorios que los empresarios deseen legalizar en cada ejercicio,
deberán serlo de conformidad con las reglas establecidas anteriormente.
·
Las anteriores reglas serán también de aplicación
para la legalización de libros de uniones
temporales de empresas, comunidades de bienes, asociaciones de cualquier clase,
fundaciones u otras personas físicas y jurídicas obligadas a llevar una
contabilidad ajustada a las prescripciones del Código de Comercio.
·
Cualquiera que sea la entidad respecto de la que se
lleve a cabo la legalización de los libros presentados, el registrador será responsable del debido cumplimiento de las
obligaciones derivadas de la vigente
legislación sobre protección de datos.
Pueden
ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o
aclaración que puedan tener al respecto.
comercial@tgasesores.com
