Si su empresa trabaja para la Administración pública,
desde el 15 de enero de 2015 deberá emitir y transmitir facturas electrónicas.
Trabajos
para las Administraciones Públicas
Todas las Administraciones Públicas tienen que
recibir desde el 15 de enero de 2015 de forma obligatoria las facturas de sus
proveedores por vía electrónica, de acuerdo con lo que establece la Ley de
impulso de la factura electrónica y creación del registro contable.
Por tanto, a partir de esa fecha, si su empresa
trabaja para la Administración, estará obligado a emitir facturas
electrónicas por sus servicios. Esto
le ocurrirá si entrega bienes o presta servicios a su Ayuntamiento o a
administraciones autonómicas y estatales, y también si trabaja para mutuas de
la Seguridad Social u otros entes públicos (como, por ejemplo, si trabaja para
una universidad pública).
Atención. La factura
electrónica es una factura que se expide y se recibe en formato electrónico. La
expedición de una factura electrónica está condicionada
al consentimiento de su destinatario. Se regula en el Reglamento por
el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real
Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
El hecho de enviar las
facturas por correo electrónico (por ejemplo, adjuntando un fichero Word o PDF)
no implica que ya está facturando electrónicamente. Para que la factura electrónica sea válida,
debe quedar garantizada la autenticidad de su origen (la identidad
de su emisor) y la integridad de su contenido (que no se haya
modificado), para lo cual deberá insertar en ella una firma electrónica a
través de un certificado digital.
¿A quién afectará esta obligación?
Este cambio sólo afectará
a las sociedades. Por tanto, los profesionales o empresarios
individuales no se verán afectados por esta obligación y podrá seguir
emitiendo todas sus facturas en papel.
En concreto, el artículo
4 de la Ley 25/2013 establece que estarán obligadas al uso de la factura
electrónica y a su presentación a través del punto general de entrada que
corresponda las entidades siguientes:
a) Sociedades
anónimas;
b) Sociedades de
responsabilidad limitada;
c) Personas
jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad
española;
d) Establecimientos
permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en
los términos que establece la normativa tributaria;
e) Uniones
temporales de empresas;
f) Agrupación de
interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones,
Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos,
Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulización
hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones.
Esta obligación afectará
a los tres niveles de la Administración del Estado:
- Administración General del Estado (Estatal).
- Comunidades Autónomas (Autonómica).
- Administración Local (Ayuntamientos, Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos insulares, etc.).
Y también a:
- Organismos autónomos.
- Universidades Públicas.
- Entidades de derecho público.
- Órganos constitucionales.
- Mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social.
¿Hay alguna exención a la hora de facturar
electrónicamente?
Con la entrada en vigor
de la norma, quedarán exentas las facturas que no superen los
5.000 euros, siempre y cuando la Administración pública lo indique
previamente de forma reglamentaria.
Además, quedan excluidos
las entidades públicas empresariales estatales y los organismos asimilados
dependientes de las Comunidades Autónomas y Entidades locales, y las sociedades
mercantiles en las que más del 50% del capital social pertenezca directa o
indirectamente a una administración pública.
Atención. Si aparte de trabajar para la
Administración también tiene clientes que son empresas privadas, no deberá
emitir facturas electrónicas por dichos servicios. Es válido compaginar la
facturación electrónica con la facturación en papel en función del tipo de
cliente que tenga.
¿Qué necesito para crear una factura electrónica?
Hay dos formas de
hacerlo:
- Mediante un programa informático que cree facturas electrónicas.
- Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero).
Atención. En ambos casos, asegúrese de que cumplen todos
los requisitos específicos de las Administraciones Públicas.
Si no dispone de un programa que le permita generar facturas
electrónicas, también puede utilizarse el programa informático gratuito que
ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo (www.facturae.gob.es) que le permitirá generar facturas
electrónicas ajustadas al formato que exige la Administración (el formato
Facturae). Una vez emitida la factura con
todos los datos necesarios (como número, fecha de expedición...), ya la podrá
firmar con firma o sello electrónicos.
Las facturas
electrónicas destinadas a las Administraciones Públicas tienen
tres requisitos específicos:
- Estar escritas en un lenguaje informático determinado (Facturae 3.2 ó 3.2.1).
- Estar firmadas electrónicamente.
- Indicar el destinatario de la factura electrónica.
¿Cómo envío la factura electrónica a las
Administraciones Públicas?
Las facturas electrónicas
se envían a través de los puntos generales de entrada de facturas
electrónicas del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades
Locales.
Atención. Envíe por Internet a la Administración con la que
haya trabajado a través del punto de entrada de facturas electrónicas que
dicha administración haya creado en su página Web. Si no ha creado dicho
punto de entrada, envíela al punto de entrada de la Administración General del
Estado (a través de la página web https://face.gob.es).
Un punto general de
entrada de facturas electrónicas es una ventanilla electrónica única de entrada
de todas las facturas electrónicas dirigidas a una determinada administración
(Administración General del Estado, Comunidad Autónoma o Entidad Local).
Atención. FACe es el punto general de entrada de facturas
electrónicas de la Administración General del Estado. A través de FACe las
empresas presentarán sus facturas electrónicas obligatoriamente desde el 15 de
enero de 2015.
El envío de la factura
electrónica se realizará a través de Internet. Los métodos más habituales son:
- a través del portal Web del punto general de entrada de las facturas electrónicas.
- mediante la conexión automática entre el programa informático o el servicio de facturación electrónica y el punto general de entrada de las facturas electrónicas.
Los puntos generales de
entrada de facturas electrónica le permiten también conocer el estado de
tramitación de sus facturas.
Atención.
El envío de la factura electrónica al punto
general de entrada producirá su registro automático en un registro electrónico
administrativo, satisfaciendo así la obligación de que todas las facturas
dirigidas a las Administraciones Públicas tengan que registrarse en un registro
administrativo.
¿Qué tengo que hacer con las facturas electrónicas
una vez enviadas a las Administraciones Públicas?
Las obligaciones son
las mismas que cualquier otro emisor de facturas electrónicas. Tiene la
obligación de conservar las copias de las facturas electrónicas expedidas
durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria, al igual que si se
hubiera tratado de una factura en papel.
En este sentido, el
programa de facturación electrónica le permitirá conservar una copia legible de
ella, por lo que no será necesario que la imprima para su correcta conservación.
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A partir del próximo 15 de enero de 2015, la
Administración Pública y la actividad privada verán una serie de novedades
respecto a la factura electrónica. Así, a partir de esa fecha será
completamente obligatorio facturar de forma electrónica a todos los
organismos de la Administración Pública, tanto Ministerios como Comunidades
Autónomas y Ayuntamientos. Si tienes una empresa y ofreces un servicio a
cualquier entidad pública, ya sea un colegio público o un hospital, deberás
facturar de forma electrónica a partir de esa fecha. No obstante, dicha
obligación no existirá en el caso de que usted sea un empresario individual o
un profesional (puesto que esta obligación solamente existe para las
sociedades), y en el caso de que la factura no supere los 5.000 euros y de
que, además, la propia administración con la que trabaje le exima de esta
obligación.
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PORQUE SABER QUE TRATA CON
EXPERTOS, LE DA TRANQUILIDAD
